文｜Lachel
From L 先生說
微信號：lxianshengmiao
但凡工作瞭幾年的朋友，多多少少都會面臨「時間不夠用」的問題。
比如：
明明每天工作 12 個小時，但還是有很多事情做不完；
老板吩咐的任務，一拖再拖，直到 deadline 才勉強敷衍一下；
每天都在忙著應付同事、上級、客戶，完全沒有自己的時間，忙瞭一整天也不知道在忙什麼……
所以，時間管理應運而生。
這幾年，哪怕是不瞭解時間管理的朋友，多多少少也聽過這些名詞：
GTD、番茄鐘、待辦清單、四象限法……
但是，你會不會覺得，用瞭這麼多工具，學瞭這麼多東西，好像仍然沒有什麼用？
這幾年，通過跟身邊朋友、讀者的交流，我發現，不少人在管理時間的過程中，其實多多少少都存在一些誤區。
正是這些誤區，使我們經常做瞭無用功。
今天，跟大傢聊聊這些誤區，以及如何避開它們，讓我們的時間更充足。
1、喧賓奪主，本末倒置
曾經有個朋友，找我咨詢時間管理的問題。
她說：已經嚴格按照老師教的方法論去踐行，但每天都感覺特別累，也沒省下多少時間，究竟是怎麼回事呢？
我問她：你是如何做時間管理的？
她「嘩」的一聲，給我發瞭一堆 APP 截屏。
然後，如數傢珍地給我解釋：這是記錄時間耗用的，這是曼陀羅方格，這是做晨間日記的，這是做待辦事項的，這是番茄鐘……
這其實就是本末倒置瞭。
時間管理的本質，並不是管理好「時間」 —— 這壓根就不重要 —— 而是高效地完成該做的事情。
這才是核心所在。
記住：永遠是工具來為你效力，而不是你要去適應工具。
所以，最合適的工具，必須能夠如臂使指、圓滿自如，成為你身體和大腦的一部分。而不是需要你時時刻刻提醒自己「我得去用」。
你必須確保，當你需要用到它們的時候，它們能立刻在你身邊出現，用你最舒服的方式去使用。
很多人熱衷於 APP Store 上五花八門的時間管理 APP，其實，這些沒有太大意義 —— 很簡單：我們絕大多數工作是在什麼地方完成的？是電腦，而不是手機。
所以，時間管理工具的第一個條件是什麼？
必須能夠全平臺使用，呼之即來，用完即走。
我自己體驗過一些 APP，從打開，到進入正式功能，就要好幾秒鐘，點擊五六次按鍵 —— 這究竟是在幫你管理時間，還是浪費你的時間？
更重要的是，一款工具，如果不夠輕便、自如，它就會在你潛意識裡留下這樣的印象：使用它，是一件很麻煩的事情。
那麼慢慢的，你就會傾向於把它擱置，放在一邊。
這就是「學瞭很多方法，卻從來都用不上」的真相。
那麼，什麼樣的工具，才是適合自己的呢？
對時間管理的新手來說，一款筆記加待辦清單即可。
前者推薦：印象筆記，有道雲筆記，為知筆記，Onenote，Bear（蘋果專用）。
後者推薦：滴答清單，Todoist，RTM（Remember the milk）。
各任選其一即可。
註意我沒有推薦 OmniFocus 和 MLO 等復雜的 GTD 工具，因為對一般人來說，壓根用不上，隻會造成困擾。
甚至，一個隨身攜帶的記事本（A5 尺寸），一支好用的中性筆，基本就足夠瞭。
最有效的方法，永遠是簡單的。
2、追求「完成所有事情」
之前和一位大公司的市場總監聊天，他說：
我每天都勾不完我的待辦清單，您有什麼建議嗎？
我問他，每一天的清單上有多少個事項。回答是：我也記不清瞭，大概二三十項吧。
這是許多朋友特別容易犯的錯誤。
我們總是寄希望於「將清單上的所有事情勾掉」，尤其是完美主義者，更是如此。
但現實是什麼呢？很多時候，我們每天殫精竭慮，也隻能完成三四項任務，然後眼睜睜地看著其他任務過期。
一天天過去，「已過期」裡面堆積的事項越來越多，清單變得臃腫不堪。
結果就是：我們連待辦清單都不願意打開，因為看瞭就心煩。
有兩個事實，可能是我們需要直面的：
1）我們往往都高估瞭自己的能力；
2）事情往往是做不完的，做多少來多少。
如果你把所有的事情都寫入待辦清單，會有另一個後果：在權衡「要做什麼」的時候，你可能會選擇去做那些簡單、但沒有太大價值的事情 —— 因為做完瞭可以立刻勾掉。
而那些真正重要的事情呢？也許就會一直拖著，直到 deadline 才開始拼命趕工。
這就完全反其道而行之瞭。
正確的做法是什麼呢？待辦清單上面，隻寫真正重要的事情。其他不那麼重要的，按照如下方法處理：
1）放入 Dessert 清單中，等碎片時間、工作間隙、狀態不佳時處理。快速給自己恢復精力。
2）用其他方式快速解決。譬如：交付給別人，聘用外包，使用在線工具，等等。
3）拖著不做。
是的，不要覺得「拖延」十惡不赦，拖延其實是一件好事。關鍵是什麼呢？我們不要被「拖延」主導，而是要自主的、有意識地去選擇「拖延」。
簡而言之：正確的做法是，優先做最重要的事情，其他事情能拖即拖。
很可能，拖著拖著，這些事情自己就「被解決」瞭 —— 尤其是對於尚未完全明確、需要反復溝通和確認的事務，繁瑣而機械的操作，以及「不做也不會死」的事務。
不要讓它們擠壓你寶貴的時間和精力。
3、過於依賴番茄鐘
可能有同學不清楚番茄鐘，簡單介紹一下：
番茄鐘，又稱番茄工作法。它的使用很簡單：定一個 25 分鐘的鬧鐘（稱為「一個番茄」），在這段時間裡心無旁騖地工作，拒絕任何打斷（一張便簽、一個耳機可以幫到你）。
等 25 分鐘結束瞭，關掉鬧鐘，休息 5 分鐘，再開始下一個番茄，循環往復。
為什麼是 25 分鐘呢？因為基於認知心理學的研究，人集中註意力的時間，一般不會超過 25-30 分鐘。
當然，這個時間可以根據實際情況調整，通常以 20-30 分鐘作為一個番茄。
一般來說，使用番茄鐘，以「番茄」來計數。我們會說「今天完成瞭 5 個番茄」，指的就是不受幹擾、心無旁騖地工作瞭 5 個 25 分鐘。
那麼，番茄鐘真的有各種時間管理專傢所說的那麼神奇嗎？
感興趣的話，不妨試一試。
但這幾年來，我身邊時間管理做得好的人（包括我自己），基本不用番茄鐘。
為什麼呢？很簡單，因為太機械瞭。
人的精力曲線波動是非常頻繁的，會根據時間和任務而異。每一次都要求集中精力 25 分鐘，常常會帶來兩個後果：
1）坐立不安，心煩意亂，明明做不下去，但是又不能分心；
2）好不容易進入心流狀態，正熱火朝天的時候，一個鬧鐘立刻把思緒打亂瞭。
尤其是對於像我這種「坐不住」的人，更是明顯。
究其原因，它的根本問題在於：先設定好瞭時間，再往時間裡面裝任務。
也就是說，番茄工作法的本質，在於培養你「規律工作」的習慣。
這對於精力曲線平緩、作息極其習慣的人來說，是可以的。但對於我這樣的人，基本沒有任何作用。
那我是怎麼做的呢？很簡單，反過來：先給自己設定任務，再根據任務指定時間。
我會告訴自己：接下來，讓我們試試，能不能在 5 分鐘內，完成這個小任務。然後，開足馬力去解決。
完成瞭，就再給自己分配下一個新任務。
簡而言之，這是兩種完全不同的思維：
我無需要求自己「規律工作」，不是讓我去適應工作 —— 而是讓工作來適應我。
對我來說，工作就是一個個挑戰的小片段，每一天的繁忙，其實就是針對這些小片段，一個個予以攻克。
這樣，就能將工作變成一段愉快、自由又富有挑戰性的體驗。
4、錯誤理解四象限法
四象限法，應該是時間管理裡面，最廣為人知的方法瞭。
它將一天裡所有任務，按照緊急性和重要性兩個維度，分為四個象限：
重要且緊急：立刻去做。
重要但不緊急：安排固定時間去做。
緊急但不重要：盡量請別人去做。
不緊急也不重要：不做。
絕大多數時間管理教程，都是這樣教的，大傢也都是這樣學的。
很少有人對這套分類方式提出質疑，但不知道你有沒有意識到：這其實不是很科學。
試思考一個問題：為什麼在我們的待辦清單裡面，會出現「不重要」的事項呢？
換言之：不重要的事情，哪怕它很緊急，又怎麼樣？一件事情如果「不重要」，那不做也不會有什麼後果（否則就是重要），為什麼要考慮它呢？
問題在於：這裡的「重要」是一個很模糊的概念，它真正的意思是「有價值」。
什麼是有價值？簡單來說，如果一件事情，做完之後，能幫你增進經驗、獲得提升、收獲回報，那就是有價值的。否則，就是無價值的。
把上面四象限裡的「重要」換成「有價值」，是不是立刻清晰多瞭？
四象限法的本質，其實是這樣的：緊急，代表「別人希望 / 需要你去做」，而有價值，代表「我自己想做」。
最好的情況當然是兩者重合，但如果不是，那就盡量在不影響結果的情況下，「以我為主」。
當然，有價值 - 緊急的分類（術語叫做艾森豪威爾矩陣），本身也未必是最好的分類方法。這一點，以後有機會再詳談。
不過，至少，這比廣受誤解的「重要 - 緊急」要更好。
5、用日歷來做待辦事項
之前寫時間管理的文章，有不少讀者在後臺留言，說：
我一般用日歷做時間管理，很好用。
日歷確實很好用，像 Google 日歷，或者蘋果自帶的日歷，都不錯，但用日歷做時間管理，其實是效率很低的方法。
為什麼呢？很簡單。
考慮一個問題：現在突然來瞭一個任務，沒有明確的時間要求，你要怎麼把它記到日歷裡面？
這就是問題所在：待辦清單也好，筆記也罷，是「任務導向」的，時間隻是任務的屬性。我完全可以把一個任務記下來，而不指派具體時間。
但日歷不行。日歷一定要先明確一段時間，再安排任務。
這會造成什麼後果呢？每記一件事情，你都要先思考：把它放在哪一段時間裡？
更別說，大多數任務，往往不會按照時間執行。那麼，就又得重新安排、設置。
在時間管理領域，有一句俗話，叫做：日歷是神聖的。
什麼意思呢？記在日歷上的事情，一定是「雷打不動」的。
簡而言之：日歷不是用來記錄任務的，而是用來「鎖定時間」的 —— 在日歷上寫下一件事情，就意味著：這段時間被占用瞭，當我安排事務、整理工作時，我必須將其考慮在內。
所以，什麼事情適合記在日歷上呢？一般是嚴肅的會議，固定日程，當天會發生的事件，等等。
它是用來參照的，輔助我們對工作進行安排，而不是用來管理時間的。
今天先分享這幾個心得。
時間管理是一門非常系統的體系，但用好瞭卻也非常簡單。以後有機會，會再通過文章、書、課程的形式，跟大傢分享。
本文系授權發佈，By Lachel，From L 先生說，微信號：lxianshengmiao，歡迎分享到朋友圈，未經許可不得轉載，INSIGHT 視界 誠意推薦
