小歐說
常有人抱怨，工作太忙，沒有時間休息。無論是在工作還是生活中，我們都在極力追尋提高效率的方法。你是否渴望過這樣一種狀態：自己雖然整日事務纏身，卻仍然能夠頭腦清醒、輕松自如地控制和處理一切。這裡，可以很負責任地告訴你：這是有可能實現的。
讓我們從時間管理開始。其實需要我們管理的並不是時間，時間管理的本質，是管理我們的心智和行動。我們將事情分配到合適的時間段中，在有限的精力中完成它們，得到更多的產出就是時間管理。時間管理的目的就是決定什麼事該做，什麼事不該做。
今天，小歐將為你推薦 Getting Things Done（GTD），刷新你對時間管理的認知。GTD 幫助你更好地跟蹤和管理你的思緒、需要做的和想做的事，使你能在合適的情境中靜下心，集中精神完成最重要的任務。它能真正幫助你消除來自工作和個人生活的壓力和焦慮，從而在自身存在的每一刻都致力於最想追求的目標。
回想你上一次感覺自己工作高效時的情形。你全身心投入到工作中去，時間的概念似乎消失瞭，一晃就到瞭用餐時間，而且你還明顯感受到工作取得瞭進展。
如果你的回答是不能，那麼你就需要好好地看一看這篇文章。
你必須用你的智慧
去清空你的大腦
如果你希望出色地管理好所有的工作，那麼，你需要做到下面幾點：
1
如果這件事總占據著你的頭腦，你的思維就會受阻。任何一件你認為還沒有完成的事情，都必須被置於一個客觀、可靠的體系中，或者是我稱為 " 文件夾 " 的工具之中——必須經常回訪並予以清理。
2
在明白你的工作到底是什麼之後，你還必須做出判斷：需要采取什麼行動來推動工作進程。
3
一旦決定瞭需要采取的行動方案，你必須在某一個你會經常查閱的系統中保存好與這些行動相關的提示信息。
為什麼有些事情
總是縈繞在你的心頭
在通常情況下，你對一些事情總是念念不忘，這是因為你希望它們的狀況能有所改善，另外：
你還沒有明確地認定它們的預期結果是什麼。
你還沒有確定你下一步的具體行動到底是什麼。
你還沒有把關於預期結果和即將采取行動的提示信息存入你所依賴的系統中去。
這就是為什麼你忘不掉這些事情的原因瞭。直到你澄清瞭所有問題，做出一切必要的決定，並把預期結果保存到那個系統中去，你的大腦才會放松下來。
別讓生活成為你的攔路虎
明確 GTD 的核心部分，即橫向管理工作流程的 5 個步驟：
收集引起我們註意的事物和信息；
理清每個項目的意義和相關措施；
組織整理結果，提出選項；
進行思考回顧；
選擇行動。
這些階段共同構成瞭我們生活中的橫向管理系統，而且我們還可以隨時向其中添加常要考慮的新事項。
舉個例子，如果你打算為朋友做頓飯，但到傢時發現廚房一團糟，你會怎樣處理？
首先要確認擺放不到位的所有東西（收集）；決定保留什麼，扔掉什麼（理清）；把東西歸位——放回冰箱、扔進垃圾桶，或放進水池（整理）；然後核對你的食譜，以及已有的食材和廚具（回顧），然後把黃油放進鍋裡融化，開始做飯（行動）。
許多人無法把工作安排得井井有條，主要原因是他們試圖一口氣完成這 5 個階段的工作。當他們坐下來開列工作清單時，大多數人試圖按照重要性和緊急程度來羅列 " 最重要的事情 "，但他們卻沒有擬定任何具體的行動方案。如果你因為某些事情（比如合作夥伴的生日）目前 " 並非那麼重要 "，而暫時將它擱置在一旁不做任何考慮，那麼這件事就成瞭一個懸而未決的問題。而它也將時刻消磨你的精力，阻礙你集中精力思考那些真正重要的事情。
收集：收集一切
引起我們註意力的事情；
百分之百地捕獲一切 " 未盡事宜 "，將它們置於一個大腦之外的、客觀的體系—— " 工作籃 " 中，這個客觀的體系可以是實實在在的工作籃，也可以是筆記本、記事簿，也可以是電子產品或者計算機、PDA 都可以。當我們進行收集的時候，必須遵循三個原則：
每一個懸而未決的事情都必須存儲於我們的收集系統之中，而不是在我們的大腦裡；
我們應該盡可能地控制收集工具的數量，夠用即可；
我們必須定期地清空這些收集系統。
另外，應該註意的是，這些所謂的 " 未盡事宜 "，是不論大小、不論重要程度的，隻要是存在於我們大腦中的，就應該將它清理出來，放入到收集系統之中，而這些收集系統最好是能夠隨身攜帶的，這樣我們就可以隨時拿出來進行回顧、清理或加工處理工作。
理清：加工處理後，
確定它們的實質以及解決方法
當我們從工作籃中取出一份材料的時候， 首先應該問問自己：這到底是一件什麼事情？然後再參照如下圖所示的 GTD 加工處理工作流程圖來進行加工處理（粗邊框部分）。
當我們弄明白瞭這件事情的實質之後，就會出現一個問題，這件事現在是否需要采取行動？答案無非是兩種：是和不是。
如果答案是否定的，就會有三種可能：
是一些無用的垃圾，直接丟到垃圾箱。
目前沒有必要采取行動，但是日後可能會需要處理。
具有潛在的利用價值，今後也許能派上用場。
當某件事情需要采取行動的時候，我們必須做出兩個方面的決定：
我們已經承諾完成哪些工作？需要達到什麼樣的程度？也就是說，我們必須明確這項工作必須達到的目的和將要取得的成果。
下一步需要采取的行動是什麼？" 下一步行動 " 是指那些必須付諸實施的具體活動，它們推動著形勢朝著既定目標前行。
這些都是需要我們實施的真實而具體的行動，這些行動的提示信息將對個人管理系統是否有效起到決定性作用。
組織：組織整理得出結論；
組織整理就是指事情所處的位置與其意義相匹配。對於那些無須采取行動的事務，可以將它們丟入垃圾桶、保存為等待分析的資料或歸檔為參考資料。如果無須針對某事項采取行動，你可以把它當成垃圾丟掉，也可以 " 存入備忘錄 " 以備日後再次評估，還可以歸檔保存起來以備隨時查閱。對於那些可以付諸行動的事務，你則需要：一個項目清單、一個保存項目規劃和資料的存儲系統、一個日程表、一個下一步行動清單以及一個等待清單。
GTD 對下一步清單的處理與一般的 to-do list 最大的不同在於，它作瞭進一步的細化，比如按照地點 ( context ) （電腦旁、辦公室、電話旁、傢裡、超市）分別記錄隻有在這些地方才可以執行的行動，而當你到這些地點後也就能夠一目瞭然地知道應該做哪些工作。
回顧：把它們列為
我們行動的選擇方案；
你需要每隔一段時間，全面回顧自己的總體生活和工作情況。並對擬采取的具體行動進行詳細檢查。對於大多數人而言，工作流程管理方法的神奇之處恰恰就是在不斷對過去進行回顧的過程中體現出來的。也就是說，你至少需要每周瀏覽一次那些未完善的工作和懸而未決的問題，這非常重要。
每周回顧應該完成以下任務
收集和加工處理所有的 " 材料 "。
回顧整個系統。
更新各類清單。
做到徹底、清楚、實時和完整。
大多數人在年假開始前的一個星期裡，總是感覺事事遂心，但這並不是因為他們要去度假。你在遠遊出行之前的一周裡會做些什麼呢？你會徹底清理一切瑣碎事務，能瞭結的就瞭結，並且會重新協調部署各種安排。隻有這麼做，你才能在休閑時心無旁騖，才能輕松地在海灘、高爾夫球場或者山坡上放松身心。建議你每周做一次這樣的清理工作，而不是每年一次，以便將這種 " 活在當下 " 的狀態帶入你的日常生活中。
執行。
選擇行動方案的三個參考標準：
確定某一時刻具體行動的 " 四標準法 "
情境：大多數事情的處理需要一個明確的地點，如辦公室；或者某些輔助的工具，如電腦，而這正是限制我們行動選擇的首要因素。
有多少時間：處理這件事情所需要的時間是否足夠。
多少精力：你有多少精力呢？某些事情需要你頭腦清醒、思路清晰、富於創造力，而另一些則要求你具備充沛的體力。
重要性：當你考慮瞭情境、時間、精力這三個條件後，你需要判斷哪個行動選項會給你最高的回報瞭。
確認每日工作的 " 三分類法 "
當你著手處理事務，也就是人們在一般情況下提到的 " 工作 " 時，你可能是在從事以下 3 種不同類型的活動：
執行事先安排好的工作。
處理突發事件。
安排自己的工作。
一旦你完成瞭對工作的安排，你也就完成瞭行動清單的更新。有瞭這些行動清單，再根據情境、時間、精力進行篩選，你就能得出需要著手處理的具體任務瞭。
顯而易見，如果你希望對工作的實質以及落實的時機做出準確的判斷和決策，那麼你就必須考慮大量因素。從傳統意義上講，" 確定事務重要性的先後順序 " 主要聚焦於你的長遠目標和價值取向上。當具有潛在意義的一切東西被收集、清理、組織和回顧，我們才有可能真正展示自己更成熟、更優雅、更聰明的一面。
END
本文整編自《搞定 1：無壓工作的藝術》，作者戴維 · 艾倫。
編輯 | 褚嘉霓
